1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La política de tratamiento de la información personal se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política De Colombia; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales; del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013).
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
1.1 Alcance.
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de EPAYCO.COM S.A.S (EPAYCO), sociedad identificada con NIT 900.471.052-8, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de EPAYCO y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
1.2. Normas Aplicables
2. DEFINICIONES.
Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capitulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 2013).
2.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
2.3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2.4. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.5. Dato Semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
2.6. Dato Privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.
2.7. Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
2.8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
2.9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2.10. Responsable de Administrar las Bases de Datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.
2.11. Oficial de Protección de Datos: Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
El oficial de Protección de Datos Personales designado por la compañía será la señora Laura Madrigal Herrera y su correo electrónico es: legal@epayco.com
2.12. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2.13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.14. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.15. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.16. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el encargado por cuenta del responsable.
3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS.
El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:
3.1. Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
3.2. Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3.3. Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
3.4. Principio de veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
3.5. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
3.6. Principio de acceso y circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
3.7. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implementar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en las Políticas Internas de Seguridad, de obligatorio cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
3.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
4. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo expresamente el tratamiento de sus datos por parte de EPAYCO en los términos y condiciones recogidos en la misma.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
● Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
● Datos de naturaleza pública.
● Casos de urgencia médica o sanitaria.
● Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
● Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de la presente política es EPAYCO.COM S.A.S, sociedad identificada con Nit. 900.471.052-8, cuyos datos de contacto son los siguientes:
● Dirección: Carrera 48 # 20 – 114 Oficina 655, Centro empresarial ciudad del rio.
● Correo electrónico: legal@epayco.com
● Teléfono: +57 (604) 590 63 35
6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES USO DE DATOS
EPAYCO, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley, entre las que se encuentran las siguientes:
FINALIDADES NECESARIAS:
A) Validar identidad.
B) Utilizar los datos suministrados en el formulario de afiliación, registro, compra o proceso con los fines respectivos para la operación, movimiento, transacción o vinculación de los servicios ofrecidos por el responsable.
C) Para futuras transacciones con el fin de confrontar la información en nuevos pagos, mejorar nuestros estándares de calidad en la seguridad de las transacciones, catalogar las preferencias de los usuarios para proporcionar información de interés con contenidos publicitarios, promocionales o informativos y enviar notificaciones sobre el estado de las solicitudes hechas, estas solicitudes pueden versar sobre pagos, quejas y reclamos, tickets de soporte, solicitud de retiros, facturación, certificados de retención.
D) Compartir mis datos personales con terceros aliados, ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando sea necesario para la adecuada ejecución de los servicios contratados con el responsable.
E) Los datos personales podrán ser utilizados para la consulta, validación y monitoreo en listas restrictivas, bases de datos nacionales e internacionales y sistemas de prevención del fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), a través de proveedores especializados, centrales de riesgo, operadores de información y terceros aliados, con el fin de gestionar riesgos, cumplir obligaciones legales y garantizar la seguridad de las transacciones.
F) Consultar en las centrales de riesgo, información financiera y crediticia o de cualquier entidad encargada del manejo de datos comerciales, datos personales, económicos o información sobre relaciones comerciales con terceros con fines de evaluar la posibilidad de ofrecer productos y/o servicios o con el fin de verificar información, conforme a lo establecido en la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021.
G) Reportar a las centrales de riesgo, información financiera y crediticia que operan en Colombia, el nacimiento, modificación, extinción y cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contraídas con el responsable o terceros aliados, conforme a lo establecido en la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2157 de 2021.
H) Para cumplir nuestras obligaciones con las autoridades, judiciales o administrativas.
I) La información compartida o consultada previa autorización nos ayuda a proteger a los clientes y usuarios de delitos electrónicos o informáticos o fraude por suplantación, esta información podrá ser analizada por el sistema de monitoreo para la prevención del fraude o por personal autorizado y altamente calificado para analizar dicha data e incluso comunicarse telefónicamente con los usuarios para confirmar la autenticidad de la operación y autorización; estas comunicaciones podrán ser grabadas y monitoreadas para verificar el cumplimiento de los estándares de seguridad y verificar la autenticidad de tu aceptación.
J) Para que recolecte, use, reporte y/o comparta con el Banco Davivienda S.A., los datos personales suministrados y los que llegue a suministrar, con la finalidad de que Davivienda pueda: i) Desarrollar individualmente, en conjunto con sus aliados o con el Responsable, productos y servicios financieros, ii) Desarrollar procesos para la adecuada prestación de los productos y/o servicios contratados, iii) Consultar mi información en las centrales de riesgo, información financiera y crediticia que operan en Colombia para que se realice el ofrecimiento de productos y servicios financieros, iv) Contactarme, para recibir información sobre sus productos o servicios financieros a través de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, redes sociales, fax, SMS o medios similares, v) Analizar mi información con fines estadísticos de control, supervisión, desarrollo de herramientas que prevengan el fraude, gestionar los riesgos de Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo y de conocimiento de mi comportamiento financiero y crediticio, y vi) Utilizar mis datos personales con fines analíticos y estadísticos que le permitan mejorar la calidad de los productos y/o servicios ofrecidos. Los datos personales serán tratados de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales de Davivienda publicada en www.davivienda.com / información adicional / Política de protección de datos personales.
K) El Titular autoriza a EPAYCO.COM S.A.S. para realizar pruebas, validaciones, monitoreos y análisis sobre el uso de sus plataformas, aplicaciones, herramientas tecnológicas y servicios asociados, con el fin de verificar su correcto funcionamiento, garantizar la seguridad de la información, prevenir fraudes, mejorar la experiencia del usuario y optimizar la calidad del servicio. En desarrollo de lo anterior, el Titular acepta que dichas pruebas podrán implicar la recolección, registro, almacenamiento, grabación y análisis de datos personales, incluyendo interacciones, transacciones, sesiones, comunicaciones y cualquier otra información relacionada con el uso de las herramientas, a través de medios manuales, automatizados o tecnológicos. Esta información podrá ser utilizada por EPAYCO directamente o a través de terceros aliados o proveedores tecnológicos, exclusivamente para las finalidades aquí descritas y en cumplimiento de las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos personales.
L) Tratamiento de datos de geolocalización (cuando aplique) Recolectar y tratar datos de ubicación geográfica del dispositivo (geolocalización) a través de canales digitales, incluida la aplicación móvil, con las siguientes finalidades específicas:
Autenticación y seguridad de transacciones, mediante la verificación de patrones de ubicación para prevenir fraude.
Georreferenciación de operaciones, para identificar inconsistencias o riesgos asociados a la localización del cliente y usuario.
Mejora de la experiencia del cliente y el usuario, incluyendo la visualización de comercios, puntos de servicio o funcionalidades basadas en ubicación.
Análisis estadístico y mejora del servicio, mediante el uso agregado o anonimizado de datos de ubicación.
FINALIDADES ACCESORIAS:
A) Evaluar, mantener, mejorar y profundizar la relación comercial o contractual, incluyendo el ofrecimiento de nuevos productos y/o servicios a través del correo electrónico, teléfono fijo y/o celular, redes sociales, fax, SMS o cualquier otro medio similar.
B) Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre mis gustos y preferencias, respecto de los servicios ofrecidos, para realizar actividades de mercadeo, publicidad y prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los productos y/o servicios ofrecidos.
C) Suministrar información sobre cambios, mejoras, actualizaciones, eventos, novedades promociones, publicidad, programas de fidelidad mediante el uso de correo electrónico, teléfono fijo, celular, fax, SMS, redes sociales o medios similares.
D) Medir el nivel de satisfacción respecto de los productos o servicios contratados.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES.
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, articulo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:
1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
7.1. Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
7.2. Derechos de quejas y reclamos
La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
● Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
● Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
● Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
● Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
7.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
7.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.
8. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL.
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, EPAYCO solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales. EPAYCO conservará prueba de la autorización otorgada por el Titular mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales, que permitan su posterior consulta, incluyendo registros de logs, timestamps, direcciones IP, formularios electrónicos o cualquier otro medio idóneo que garantice su integridad y disponibilidad. que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).
9. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES.
De acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, EPAYCO solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
10. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS.
El Oficial de Protección de Datos de EPAYCO será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos comunicándose al Teléfono: 4484952 o a través del Correo electrónico: legal@epayco.com.
11. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR.
11.1. Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
1. Al menos una vez cada mes calendario.
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a EPAYCO enviado, mediante correo electrónico a: legal@epayco.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección Carrera 48 # 20 – 114 Oficina 655, Centro empresarial ciudad del rio, Medellín (Antioquia). La solicitud deberá contener los siguientes datos:
● Nombre y apellidos del Titular.
● Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento que acredita tal representación.
● Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
● Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
● Documentos que sirven de soporte de la petición formulada, cuando corresponda.
Una vez recibida la solicitud, EPAYCO resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
11.2. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a EPAYCO enviado, mediante correo electrónico a: legal@epayco.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección Carrera 48 # 20 – 114 Oficina 655, Centro empresarial ciudad del rio, Medellín (Antioquia). La solicitud deberá contener los siguientes datos:
● Nombre y apellidos del Titular.
● Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento que acredita tal representación.
● Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
● Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
● Documentos que sirven de soporte de la petición formulada, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
EPAYCO resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
EPAYCO, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, EPAYCO, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
Igualmente EPAYCO cuenta con certificación en la norma PCI-DSS para que la información sea resguardada con los estándares más altos de calidad en seguridad.
13. COOKIES.
Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web, con el fin de darle mejor servicio en la página.
Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, entre otros), e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.
14. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENCIAS.
EPAYCO establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.
El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:
Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa o alguno de los Encargados deberá comunicarlo, de manera inmediata al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, la persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido.
EPAYCO, crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctivas.
Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplique, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.
Adicional, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber sido detectado el incidente de seguridad.
Finalmente, EPAYCO notificará del incidente a los Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.
15. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.
EPAYCO ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de Políticas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares.
El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recurso humano, infraestructura y procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo que, para garantizar la protección de datos personales se tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y externas, los diferentes niveles de autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de ocurrencia de cualquier tipo de evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial).
16. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES.
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a EPAYCO acceso y/o entrega de datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
17. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
EPAYCO.COM S.A.S. podrá transferir y/o transmitir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
La transmisión de datos personales podrá realizarse a proveedores nacionales o internacionales que actúen como encargados del tratamiento, tales como proveedores de servicios tecnológicos, infraestructura en la nube, procesamiento de pagos, almacenamiento de información, analítica, soporte técnico, autenticación, seguridad de la información, prevención del fraude y gestión de riesgos, quienes tratarán los datos por cuenta de EPAYCO bajo sus instrucciones y en cumplimiento de acuerdos de transmisión de datos.
La transferencia de datos personales podrá realizarse a terceros responsables del tratamiento, tales como entidades financieras, redes de pago, aliados comerciales, autoridades administrativas o judiciales, operadores de información, centrales de riesgo, y proveedores de listas restrictivas o sistemas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), cuando sea necesario para el desarrollo de la relación contractual, la prestación de los servicios, la gestión de riesgos, la prevención del fraude o el cumplimiento de obligaciones legales.
En caso de transferencias internacionales, EPAYCO verificará que el receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos personales o adoptará las medidas necesarias para garantizar su protección, de conformidad con la normativa colombiana vigente.
18. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS.
Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o autenticar la identidad de cada sujeto.
La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.
19. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD).
El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Asimismo, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad.
Las bases de Datos que se creen con posterioridad a ese plazo deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.
20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES.
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para EPAYCO.
Por ello, hemos establecido lineamientos, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de EPAYCO cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.
Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares establecidos en EPAYCO. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.
21. GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos como digitales, se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, se debe garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de los documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario cada organización lo define de acuerdo a sus necesidades, así mismo debe tener clara la disposición final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros.
La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del tratamiento, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otros se especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la información.
Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, este será quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como digital, evite alteraciones de la información, así mismo garantizará que los documentos que salgan de su custodia sean identificados y fácilmente trazables.
Las bases de datos responsabilidad de EPAYCO serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales.
Para mejorar tu experiencia, realizaremos adecuaciones técnicas en nuestra plataforma.
